Aрхивска грађа је доступна и користи се:
- за научне, студијске, стручне, публицистичке и сличне потребе;
- за званичне потребе органа и установа које обављају законом одређену званичну службу;
- за потребе правних лица када се ради о регулисању њихових потреба;
- за културно-просветну и педагошку делатност;
- за приватно-правне потребе грађана.
Историјски архив у Краљеву чува, сређује и обрађује архивску грађу која је доступна истраживачима (у читаоници) и правним и физичким лицима (у писарници).
Истраживачи се могу пријавити лично или телефоном, овлашћеном раднику Архива. Начин и услови коришћења архивске грађе регулисани су Правилником о условима и начину коришћења архивске грађе Историјског архива у Краљеву.
Права и обавезе корисника
Право на коришћење архивске грађе имају сви грађани Србије. Корисник архивске грађе пријављују се дежурном раднику у читаоници који му издаје формулар пријаве и пружа потребне информације. У пријави корисник уноси наслов теме, 
сврху истраживања и личне податке на основу личне карте или пасоша који показује дежурном раднику. Исти поступак важи и за лице које корисник доведе да му помаже при раду у читаоници. Овлашћено лице потписом на пријави одобрава истраживање.
Страни држављани могу да користе архивску грађу на основу посебне дозволе, у складу са одредбама Закона о културним добрима РС. Дозволу даје Министарство културе Републике Србије.
Коришћење архивске грађе у циљу истраживања података о правним радњама, правима, обавезама и чињеницама (што спада у личну приватност) може вршити друго лице само уз писмено пуномоћје особа на које се односе подаци.
Уколико се користи сређени архивски фонд за који постоје информативна средства (сумарни инвентар, аналитички инвентар, регистар…) корисник може дневно требовати 5 књига или 20 предмета, односно 1 кутију архивске грађе, или, микрофилмове 5 књига односно, 1 архивске кутије.
Архивска грађа из несређених фондова или делова фондова за које не постоје информативна средства требују се кутијама и свежњевима, а дежурни радник у читаоници даје кориснику део по део пошто претходно преброји листове. Она се издаје наредног дана у односу на дан када је поднет захтев. За тражену архивску грађу корисник попуњава реверс, а приликом њеног враћања дужан је да преда у истом поретку и стању у каквом је и примио. Корисник може користити архивску грађу најдуже 5 радних дана по једном захтеву.
Корисник је дужан да са архивском грађом брижљиво поступа и да је чува од сваког оштећења. Ако примети неку неправилност на њој треба о томе да обавести дежурног радника.
У читаоницу корисник може да унесе само хартију за писање и графитну оловку. Није дозвољено уносити ствари које би се могле протумачити као документи, фотоапарате, средства и апарате за копирање и снимање архивске грађе, индиго папир, мастило, наливпера и друге предмете којима се може оштетити архивска грађа.
Корисник који је за своју публикацију користи грађу Архива дужан је да то у публикацији и назначи и Архиву достави један штампани примерак свога рада.
За културно-просветну, педагошку делатност, суд и сличну употребу ван Архива, уместо оригинала даје се оверена копија докумената. За ове потребе, у изузетном случају, директор или Стручно веће могу дозволити позајмицу оригинала на писмени захтев, уз обавезан реверс, осигурање, обезбеђење и одређен рок задржавања као и уз евентуалну накнаду.
Коришћење архивске грађе за потребе физичких и правних лица врши се преко Писарнице (издавање уверења, копија …). Захтев за издавање уверења, оверене копије подноси се у писаном облику, уз прецизно навођење потребних податка
Радно време писарнице је од понедељка до петка од 7,00 до 15,00 часова.
Физичка и правна лица у циљу остваривања својих права и регулисања приватно-правних односа, обраћају се Архиву (писарници) да им се на основу архивске грађе изда уверење: о завршеној школи, радном стажу, висини личног дохотка, доказа о радном стажу, подацима из књига рођених, венчаних или умрлих и др, изда оверена копија или да на увид грађевински пројекат, оставинска решења, судски спорови и пресуде итд.
Истраживање породичног порекла – велики број корисника архивске грађе обраћа се за податке о свом пореклу. Ове информације могуће је добити из црквених матичних књига рођених, венчаних и умрлих, а које су у Архиву микрофилмоване. Корисницима нису доступни оригинали из разлога што се ради о културном добру од изузетног значаја. (Списак матичних књига рођених венчаних и умрлих).