Arhivska građa je dostupna i koristi se:
- za naučne, studijske, stručne, publicističke i slične potrebe;
- za zvanične potrebe organa i ustanova koje obavljaju zakonom određenu zvaničnu službu;
- za potrebe pravnih lica kada se radi o regulisanju njihovih potreba;
- za kulturno-prosvetnu i pedagošku delatnost;
- za privatno-pravne potrebe građana.
Istorijski arhiv u Kraljevu čuva, sređuje i obrađuje arhivsku građu koja je dostupna istraživačima (u čitaonici) i pravnim i fizičkim licima (u pisarnici).
Istraživači se mogu prijaviti lično ili telefonom, ovlašćenom radniku Arhiva. Način i uslovi korišćenja arhivske građe regulisani su Pravilnikom o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe Istorijskog arhiva u Kraljevu.
Prava i obaveze korisnika
Pravo na korišćenje arhivske građe imaju svi građani Srbije. Korisnik arhivske građe prijavljuju se dežurnom radniku u čitaonici koji mu izdaje formular prijave i pruža potrebne informacije. U prijavi korisnik unosi naslov teme, 
svrhu istraživanja i lične podatke na osnovu lične karte ili pasoša koji pokazuje dežurnom radniku. Isti postupak važi i za lice koje korisnik dovede da mu pomaže pri radu u čitaonici. Ovlašćeno lice potpisom na prijavi odobrava istraživanje.
Strani državljani mogu da koriste arhivsku građu na osnovu posebne dozvole, u skladu sa odredbama Zakona o kulturnim dobrima RS. Dozvolu daje Ministarstvo kulture Republike Srbije.
Korišćenje arhivske građe u cilju istraživanja podataka o pravnim radnjama, pravima, obavezama i činjenicama (što spada u ličnu privatnost) može vršiti drugo lice samo uz pismeno punomoćje osoba na koje se odnose podaci.
Ukoliko se koristi sređeni arhivski fond za koji postoje informativna sredstva (sumarni inventar, analitički inventar, registar…) korisnik može dnevno trebovati 5 knjiga ili 20 predmeta, odnosno 1 kutiju arhivske građe, ili, mikrofilmove 5 knjiga odnosno, 1 arhivske kutije.
Arhivska građa iz nesređenih fondova ili delova fondova za koje ne postoje informativna sredstva trebuju se kutijama i svežnjevima, a dežurni radnik u čitaonici daje korisniku deo po deo pošto prethodno prebroji listove. Ona se izdaje narednog dana u odnosu na dan kada je podnet zahtev. Za traženu arhivsku građu korisnik popunjava revers, a prilikom njenog vraćanja dužan je da preda u istom poretku i stanju u kakvom je i primio. Korisnik može koristiti arhivsku građu najduže 5 radnih dana po jednom zahtevu.
Korisnik je dužan da sa arhivskom građom brižljivo postupa i da je čuva od svakog oštećenja. Ako primeti neku nepravilnost na njoj treba o tome da obavesti dežurnog radnika.
U čitaonicu korisnik može da unese samo hartiju za pisanje i grafitnu olovku. Nije dozvoljeno unositi stvari koje bi se mogle protumačiti kao dokumenti, fotoaparate, sredstva i aparate za kopiranje i snimanje arhivske građe, indigo papir, mastilo, nalivpera i druge predmete kojima se može oštetiti arhivska građa.
Korisnik koji je za svoju publikaciju koristi građu Arhiva dužan je da to u publikaciji i naznači i Arhivu dostavi jedan štampani primerak svoga rada.
Za kulturno-prosvetnu, pedagošku delatnost, sud i sličnu upotrebu van Arhiva, umesto originala daje se overena kopija dokumenata. Za ove potrebe, u izuzetnom slučaju, direktor ili Stručno veće mogu dozvoliti pozajmicu originala na pismeni zahtev, uz obavezan revers, osiguranje, obezbeđenje i određen rok zadržavanja kao i uz eventualnu naknadu.
Korišćenje arhivske građe za potrebe fizičkih i pravnih lica vrši se preko Pisarnice (izdavanje uverenja, kopija …). Zahtev za izdavanje uverenja, overene kopije podnosi se u pisanom obliku, uz precizno navođenje potrebnih podatka
Radno vreme pisarnice je od ponedeljka do petka od 7,00 do 15,00 časova.
Fizička i pravna lica u cilju ostvarivanja svojih prava i regulisanja privatno-pravnih odnosa, obraćaju se Arhivu (pisarnici) da im se na osnovu arhivske građe izda uverenje: o završenoj školi, radnom stažu, visini ličnog dohotka, dokaza o radnom stažu, podacima iz knjiga rođenih, venčanih ili umrlih i dr, izda overena kopija ili da na uvid građevinski projekat, ostavinska rešenja, sudski sporovi i presude itd.
Istraživanje porodičnog porekla – veliki broj korisnika arhivske građe obraća se za podatke o svom poreklu. Ove informacije moguće je dobiti iz crkvenih matičnih knjiga rođenih, venčanih i umrlih, a koje su u Arhivu mikrofilmovane. Korisnicima nisu dostupni originali iz razloga što se radi o kulturnom dobru od izuzetnog značaja. (Spisak matičnih knjiga rođenih venčanih i umrlih).