(Мишљење Министарства културе и информисања, бр. 011-00-71/2021-02 од 29.04.2021. године)
Закон о архивској грађи и архивској делатности, члан 9
Обавеза предаје преписа архивске књиге из члана 9. став 2. тачка 7) Закона о архивској грађи и архивској делатности („Сл. гласник РС“, бр. 6/2020) за привредна друштва настаје 2022. године
„Стваралац архивске грађе и документарног материјала је правно или физичко лице чијим деловањем настаје архивска грађа и документарни материјал (члан 2. тачка 10. Закона) а ималац архивске грађе и документарног материјала носилац права на архивској грађи и документарном материјалу (власник, односно ималац другог стварног права или страна у облигационом односу) или свако друго (правно или физичко) лице које, на било који начин и по било којем основу има државину над њом (члан 2. тачка 11. Закона).
Ствараоци архивске грађе и документарног материјала, као правна или физичка лица чијим деловањем настаје архивска грађа и документарни материјал, стварају две врсте докумената. Прво, то је документација која се назива документарни материјал. Друго, то је документација која се назива архивска грађа. Документарни материјал, како је утврђено у члану 2. тачка 5) Закона, представља целину докумената или записа насталих или примљених деловањем и радом субјеката из тачке 3) истог члана којом је дефинисана архивска грађа, у изворном или репродукованом облику документа, без обзира на форму и формат бележења, као и прописане евиденције о њему. То значи да је документарни материјал целина докумената или записа насталих или примљених деловањем и радом субјеката из тачке 3) истог члана којом је дефинисана архивска грађа, међу којима су наведена и јавна предузећа, привредна друштва, предузетници и друга правна лица.
Архивска грађа, је документарни материјал који се трајно чува, како је утврђено у члану 2. тачка 3) Закона.
Дакле, архивска грађа је само онај документарни материјал који се трајно чува, а рокове чувања сваке категорије докумената утврђује стваралац и ималац (осим физичких лица) листом категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања, на коју надлежни јавни архив даје сагласност (члан 14. Закона).
Чланом 14. Закона утврђено је да су ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала, осим физичких лица, дужни да донесу: општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала; листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања; општи акт о начину евидентирања, заштите, и коришћења електронских докумената, као и да надлежни јавни архив даје сагласност на листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.
За одређене врсте докумената које настају радом привредних друштава, односно микро, малих и средњих предузећа која наводите у допису, предвиђено је да се чувају трајно и то на основу других закона.
Поводом Вашег навода да поред „погодности које Закон доноси, такође уводе се и одређене обавезе, које захтевају знатно обимнију евиденцију, додатно ангажовање радника, трошкове архивирања“, напомињемо да су обавезе органа, установа, предузећа и других правних лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал и архивска грађа биле предвиђене и Законом о културним добрима („Сл. гласник РС“, бр. 71/94, 52/2011 – др. закони, 99/2011 – др. закон, 6/2020 – др. закон и 35/2021- др. закон) одредбама чл. 37-41.
Потребно је нагласити да јавни архиви, у складу чланом 22. став 1. тачка 4) Закона, пружају стручну помоћ ствараоцу и имаоцу документарног материјала и архивске грађе у изради општих аката о управљању архивском грађом и документарним материјалом.
У вези са питањем и исказаном недоумицом у вашем допису која се односи на обавезу ствараоца и имаоца достављања преписа архивске књиге надлежном архиву, с обзиром на то да се сходно члану 9. став 2. тачка 7) Закона о архивској грађи и архивској делатности обавеза односи на достављање надлежном архиву преписа архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години, а да је Закон у примени од 2. фебруара 2021. године, од када се односи и на документарну грађу у настајању, мишљења смо да обавеза достављања преписа архивске књиге надлежном архиву за привредна друштва настаје 2022. године.“