(„Сл. Гласник РС“ број 6/20)
- Стваралац архивске грађе и документарног материјала је свако правно лице (фирма, удружење…) и физичко лице које обавља уписану делатност, које има макар једног запосленог, и сваки стваралац има обавезу примењивања Закона.
- Обавезно је вођење архивске књиге у коју се евидентира сва грађа и документарни материјал. Постоји прописани образац архивске књиге и правилник о њеном вођењу.
- Документарни материјал чине сва документа која настају радом ствараоца. Не чува се трајно већ у роковима које стваралац самостално одреди, после чега се комисијски уништава.
- Архивску грађу чине документа која су од ширег културно-историјског, односно друштвеног значаја, која се трајно чувају код ствараоца, а после 30 година од настанка предају архиву на чување.
- Листа категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања је документ који доноси стваралац, а у њу се уноси сва документација из основне делатности, као и рачуноводствена и правна документација правног субјекта. Листа се подноси архиву на сагласност. Листе за јавни сектор доносе државни органи. На интернет презентацијама се налазе модели листа које се могу користити уз изостављање сувишне документације, а за уношење специфичне документације субјекта.
- Стваралац је дужан да обезбеди одговарајући простор и опрему за смештај документације до уништења или предаје архиву.
- Безвредни документарни материјал коме је истекао рок чувања се у наредних годину дана по истеку рока комисијски пописује и након тражења и добијања писане сагласности архива уништава (продаје отпаду).
- Стваралац треба да донесе правилник о канцеларијском пословању (користити и прилагодити модел са интернет презентација) и да одреди лице које ће се старати о примени тог правилника и закона.
- Што се тиче сгварања будуће грађе у електронској форми и конверзије класичне документације у електронски облик, то ће бити посебно обрађено због одређених кашњења у примени прописа.
- Архив је овлашћен да код субјекта врши надзор над применом релевантних прописа.
- Питања у вези примене прописа о архивској грађи можете поставити писаним путем:
- поштом на адресу: Историјски архив Краљево, Трг Светог Саве 1, 36000 Краљево
- на мејл адресу: arhiv@arhivkraljevo.org.rs