Poštovane kolege,
Povodom učestalih poziva stvaraoca i imaoca sa područja teritorije Republike Srbije povodom ponuda koje dobijaju u vezi sistema elektronskog poslovanja (elektronskog arhiviranja) od raznih privatnih firmi i privrednih subjekata, te kupovine njihovih softvera, obaveštavamo vas:
- Obaveze imaoca i stvaraoca definisane su Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020) evidentiranje, označavanje, klasifikovanje, datiranje i arhiviranje dokumentarnog materijala;
- Obaveza kupovine softvera kako bi imalac i stvaralac „osigurao trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu“ nije obaveza stvaraoca i imaoca kao i sve ostalo što pomenute firme nude.
- Nametanje obaveze kupovine softvera za čuvanje „elektronske arhive“, pod pretnjom sankcionisanja pravnih subjekata od strane nadležnih javnih arhiva, predstavlja uznemiravanje i dovođenje u zabludu imalaca i stvaralaca, na koje mi kao nadležni javni arhivi imamo obavezu da ukažemo.
- Imaoci i stvaraoci NISU u OBAVEZI da kupe softverska rešenja ponuđena od privatnih softverskih kuća, ukoliko to ne žele, a posebno treba obratiti pažnju na to da li softveri koji se nude na tržištu obuhvataju i segment elektronskog arhiviranja ili samo predstavljaju sistem elektronskog upravljanja dokumentima (DMS).
PREPORUČUJEMO svim pravnim subjektima kao stvaraocima i imaocima arhivske građe i dokumentarnog materijala da se za sve nedoumice i pitanja u vezi elektronske arhive, te svojih prava i obaveza utvrđenih zakonom, OBAVEZNO obrate nadležnim javnim arhivima, od kojih će dobiti pravovremene i tačne informacije, kao i adekvatnu stručnu pomoć.