Дана 12. новембра 2021. године објављена је Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику (Сл. гласник РС бр. 107/2021) („Уредба“), којом се уређује тзв. електронско архивирање, односно јединствени техничко-технолошки захтеви и процедуре које треба да испуне ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала при њиховом чувању и заштити.
Одлагање почетка примене Уредбе
Сходно Уредби о измени Уредбе, која је објављена у Сл. гласнику РС бр. 94/2022 од 25. августа 2022. године, Уредба ће се, уместо од 1. септембра 2022. године како је то иницијално било предвиђено, примењивати од 1. јануара 2024. године.
Уредба прописује да су ствараоци и имаоци документарног материјала у електронском облику дужни да електронско архивирање, до предаје архивске грађе надлежном архиву, врше у складу са Уредбом о условима за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чувајне (Сл. гласник РС бр. 86/2018).
Електронско архивирање се врши у софтверском решењу – информационом систему за поуздано електронско чување, а стваралац и ималац доносе листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања, те исту у електронском облику достављају надлежном јавном архиву (у еАрхив путем портала еУправа). У случају да архив приликом провере предметне листе утврди одређену неправилност, наложиће меру за њено исправљање, по којој је стваралац, тј. ималац дужан да без одлагања поступи.
Уредба прописује и појединачне обавезе ствараоца и имаоца документарног материјала у погледу електронског архивирања пре предаје надлежном архиву, а које, поред осталог, обухватају: доношење интерних правила поступања у припреми таквог материјала за поуздано електронско чување, примену мера заштите поменутог софтверског решења, класификовање предметног материјала у складу са листом категорија (уз одређивање рока његовог чувања), евидентирање прописаних података, вођење евиденције о радњама предузетим у поступку припреме за електронско чување и архивирање и слично, вођење архивске књиге у електронском облику итд.
Поред тога, стваралац и ималац документарног материјала, након извршеног одабирања материјала који се трајно чува из софтверског решења, издвајају ради уништења документарни материјал коме је истекао рок чувања, креирајући захтев надлежном јавном архиву у електронском облику (у еАрхив путем портала еУправа). Што се тиче издвајања електронског материјала који се трајно чува, стваралац и ималац таквог материјала, по истеку 30 година од дана његовог настанка, креирају захтев у електронском облику у софтверском решењу и предају га надлежном јавном архиву (у еАрхив), на основу којег захтева архив доноси акт о утврђивању архивске грађе за културно добро, сходно закону.
Преузето са: https://www.prlegal.rs/sr/odlozena-primena-uredbe-koja-uredjuje-zahteve-i-procedure-za-cuvanje-i-zastitu-arhivske-gradje-i-dokumentarnog-materijala-u-elektronskom-obliku/