Dana 12. novembra 2021. godine objavljena je Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (Sl. glasnik RS br. 107/2021) („Uredba“), kojom se uređuje tzv. elektronsko arhiviranje, odnosno jedinstveni tehničko-tehnološki zahtevi i procedure koje treba da ispune stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala pri njihovom čuvanju i zaštiti.
Odlaganje početka primene Uredbe
Shodno Uredbi o izmeni Uredbe, koja je objavljena u Sl. glasniku RS br. 94/2022 od 25. avgusta 2022. godine, Uredba će se, umesto od 1. septembra 2022. godine kako je to inicijalno bilo predviđeno, primenjivati od 1. januara 2024. godine.
Uredba propisuje da su stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužni da elektronsko arhiviranje, do predaje arhivske građe nadležnom arhivu, vrše u skladu sa Uredbom o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvajne (Sl. glasnik RS br. 86/2018).
Elektronsko arhiviranje se vrši u softverskom rešenju – informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje, a stvaralac i imalac donose listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, te istu u elektronskom obliku dostavljaju nadležnom javnom arhivu (u eArhiv putem portala eUprava). U slučaju da arhiv prilikom provere predmetne liste utvrdi određenu nepravilnost, naložiće meru za njeno ispravljanje, po kojoj je stvaralac, tj. imalac dužan da bez odlaganja postupi.
Uredba propisuje i pojedinačne obaveze stvaraoca i imaoca dokumentarnog materijala u pogledu elektronskog arhiviranja pre predaje nadležnom arhivu, a koje, pored ostalog, obuhvataju: donošenje internih pravila postupanja u pripremi takvog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje, primenu mera zaštite pomenutog softverskog rešenja, klasifikovanje predmetnog materijala u skladu sa listom kategorija (uz određivanje roka njegovog čuvanja), evidentiranje propisanih podataka, vođenje evidencije o radnjama preduzetim u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i arhiviranje i slično, vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku itd.
Pored toga, stvaralac i imalac dokumentarnog materijala, nakon izvršenog odabiranja materijala koji se trajno čuva iz softverskog rešenja, izdvajaju radi uništenja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja, kreirajući zahtev nadležnom javnom arhivu u elektronskom obliku (u eArhiv putem portala eUprava). Što se tiče izdvajanja elektronskog materijala koji se trajno čuva, stvaralac i imalac takvog materijala, po isteku 30 godina od dana njegovog nastanka, kreiraju zahtev u elektronskom obliku u softverskom rešenju i predaju ga nadležnom javnom arhivu (u eArhiv), na osnovu kojeg zahteva arhiv donosi akt o utvrđivanju arhivske građe za kulturno dobro, shodno zakonu.
Preuzeto sa: https://www.prlegal.rs/sr/odlozena-primena-uredbe-koja-uredjuje-zahteve-i-procedure-za-cuvanje-i-zastitu-arhivske-gradje-i-dokumentarnog-materijala-u-elektronskom-obliku/